Fachartikel: Virtuelles Projektmanagement, Teil 2

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2. Führung auf Distanz

Geographisch verteilte Teams finden im virtuellen Projektraum eine neue gemeinsame Plattform. Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit dieser Teams im Vergleich zur klassischen Arbeitsweise und inwieweit unterscheidet sich die Art, virtuelle Teams zu führen? Erfahren Sie hier, welche spannenden Möglichkeiten der Zusammenarbeit virtuelle Teams bieten.

2.1 Besonderheiten

Vertrauen trotz Distanz?

Die wohl größte Herausforderung für die Führungskraft eines virtuellen Teams ist das Teambuilding. Wie kann Vertrauen ohne ständigen persönlichen Kontakt zwischen den Mitarbeitern aufgebaut werden? Statt des klassischen Gesprächs in der Kaffeeküche sollte bewusst Platz für informelle Unterhaltungen geschaffen werden. Dies kann zum Beispiel am Anfang oder Ende einer Videokonferenz geschehen. Wenn möglich, sollten die Teammitglieder jedoch schon zum Projektstart die Möglichkeit eines persönlichen Treffens haben. Organisieren Sie dafür ein Kick-Off-Meeting.

Kulturelle Vielfalt

Andere Länder, andere Sitten – da virtuelle Teams durch kulturelle Heterogenität bestechen, können leicht Missverständnisse auftreten. Ist man jedoch bereit, diese auch offen zu thematisieren, werden viele Probleme vermieden. Denn es muss nicht zwangsläufig zu einem großen Culture Clash und der Bestätigung gängiger Stereotypen kommen: manche kulturellen Unterschiede sind auf den ersten Blick nicht sichtbar und schaffen somit mehr Probleme als offensichtliche Unterschiede. Man denke nur an einen unterschiedlichen Ton beim Schreiben einer E-Mail: dieser kann je nach Land lockerer oder zurückhaltender sein, auch wenn es sich immer um eine formelle E-Mail handelt.

Projektkommunikation

Ein zentraler Punkt beim Leiten eines virtuellen Teams ist Kommunikation. Face-to-face-Meetings gestalten sich aufgrund der räumlichen Distanz oft schwierig, sollten jedoch trotzdem in regel- mäßigen Abständen durchgeführt werden, um das Team zu stärken. Setzen Sie bewusst Körpersprache in Videobesprechungen ein, da nonverbale Aspekte sonst „untergehen“ und Sprachprobleme auftreten können. Auch Konflikte und Probleme sind weniger sichtbar und müssen deshalb frühzeitig angesprochen werden.

Transparenz

Im Gegensatz zu stationären Teams muss ein virtueller Führungsstil viel strukturierter und klarer sein. Der Teamleiter gibt von Anfang an eine klare Richtung und gemeinsame Regeln vor, da virtuelle Teams nicht so schnell „zusammenwachsen“ und sich aufeinander abstimmen können. Auch die Rolle eines jeden Teammitglieds soll klar definiert sein, da viel Selbstmotivation gefordert ist.

Anforderungen an die Mitarbeiter

Weil ortsunabhängig auf Wissen und Ressourcen zugegriffen werden kann, können Mitarbeiter nach bester Fachkompetenz ausgewählt werden. Dies bedeutet eine erhöhte Effektivität und Leistung. Sie sollten jedoch internationale Erfahrung mitbringen, um sich schnell in den globalen Arbeitsablauf einleben zu können. Flexibilität ist hingegen aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen gefragt: die Uhrzeit eines Meetings wird nie für alle Teilnehmer ideal sein; um Fairness zu gewährleisten, kann ein Meeting aber jedes Mal zu einer anderen Zeit abgehalten werden.

2.2 Virtuelle Teams geschickt motivieren

Nicht nur Führung spielt eine wichtige Rolle in der Teamarbeit, auch Motivation ist sehr wichtig für ein funktionierendes Team.

Üblicherweise sind die Teammitglieder eines virtuellen Projektteams über unterschiedliche Länder sowie Zeitzonen verteilt. Die Mitarbeiter arbeiten so gut wie nie oder nur vereinzelt am selben Ort. Vergleichen wir virtuelle Teams mit „konventionellen“ Teams, dann fehlt häufig ein ausschlaggebender Aspekt: der zwischenmenschliche, persönliche Kontakt und damit auch die gegenseitige Motivation. Denn in virtuellen Teams findet der Kontakt mit Kollegen lediglich mittels Technik und weniger häufig statt, als in Teams, die am selben Ort tätig sind. Während nicht-virtuelle Kollegen gemeinsam Mittag machen oder zwischendurch einen kurzen Schwatz an der Kaffeemaschine halten, treffen virtuelle Teams meist nur zu vorab festgesetzten Meetings aufeinander. Aus diesen Gründen sollten Projektleiter von virtuellen Teams dem Thema Mitarbeitermotivation etwas mehr Aufmerksamkeit widmen.

Motivation ist natürlich nicht nur bei virtuellen Teams ein heikles Thema. Jede Führungskraft hat manchmal das Problem, dass Mitarbeiter Termine nicht einhalten, Deadlines absichtlich verzögern oder schlechte Leistungen erbringen. Doch als virtueller Projektleiter müssen Sie diese Probleme aus der Distanz unter Kontrolle bringen. Unsere Tipps helfen Ihnen dabei:

Beobachten Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter

Um Motivationsprobleme frühzeitig zu erkennen, sollten Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter genau beobachten. Denn als virtueller Projektleiter bekommen Sie viel weniger Signale von Ihren Mitarbeitern und sollten in der Lage sein diese zu erkennen. Hier einige Beispiele für mögliche Signale für Motivationsprobleme:

  • Ihr Mitarbeiter hat plötzlich Probleme mit der Einhaltung von Terminen.
  • Der Mitarbeiter erledigt regelmäßige Aufgaben langsamer als zuvor.
  • Bei einer Telefonkonferenz wird das Teammitglied zunehmend schweigsamer und bringt weniger Ideen und Vorschläge ein.

Reagieren Sie aktiv

Sollten Sie eines oder mehrere dieser Signale bei einem Teammitglied beobachten, ist es an der Zeit aktiv zu werden. Gehen Sie auf den Mitarbeiter zu und erkundigen Sie sich nach dessen Befinden. Wenn Ihr Mitarbeiter versucht die Fassade zu wahren und nicht offen sprechen möchte, dann sollten Sie Ihm erst einmal etwas Zeit geben. Anschließend sprechen Sie ihn erneut darauf an. Damit zeigen Sie nicht nur ehrliches Interesse am Befinden der Person, sondern achten auch die Privatsphäre.

Entwickeln Sie gemeinsam einen Plan

Nachdem Sie optimalerweise mit dem Mitarbeiter offen über seine Probleme sprechen konnten, entwickeln Sie gemeinsam einen Plan zur Verbesserung. Dieser Plan wird natürlich von Person zu Person unterschiedlich sein, dennoch möchten wir Ihnen ein Beispiel an die Hand geben:

Problem: Dem Mitarbeiter fehlt der Teamzusammenhalt und durch die räumliche Distanz hat er das Gefühl auf sich allein gestellt zu sein. Deshalb fühlt er sich den Herausforderungen des Projektalltags nicht gewappnet und diese Angst führt zu Demotivation.

Lösungsvorschlag: In diesem Fall kann es sein, dass sogar mehrere Mitarbeiter ähnlich fühlen. Hier können Sie ein regelmäßiges, reales Mitarbeitertreffen einführen. Treffen Sie sich ein-   oder zweimal im Jahr (wenn nötig auch öfter) und unternehmen Sie verschiedene Aktivitäten, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Dadurch entwickeln Sie sich mit der Zeit zu einem guten Team und die Mitarbeiter stellen sich gemeinsam den Herausforderungen des Projektalltags.

Virtuelle Projektteams stehen anderen Herausforderungen gegenüber als Teams, die am selben Ort tätig sind. Doch wenn Sie als Projektleiter sich der kritischen Aspekte bewusst sind und diese aktiv angehen, kann auch die virtuelle Projektarbeit ein spannendes Tätigkeitsfeld sein.

Quelle:  White Paper "Arbeiten der Zukunft: Virtuelles Projektmanagement" von InLoox

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